Jaké informace musí být sděleny subjektům, jejichž osobní údaje jsou shromažďovány?

V době shromažďování osobních údajů je třeba subjekty jasně informovat přinejmenším o tom: 

• kdo je vaše organizace (vaše kontaktní údaje a kontaktní údaje vašeho případného pověřence pro ochranu osobních údajů),
• proč bude vaše společnost/organizace jejich osobní údaje využívat (účely),
• kategorie příslušných osobních údajů,
• právní základ pro zpracování jejich osobních údajů,
• jak dlouho budou osobní údaje uchovávány,
• kdo další je může dostat,
• zda budou jejich osobní údaje předány příjemci mimo EU,
• že mají právo na kopii svých údajů (právo na přístup k osobním údajům) a další základní práva v oblasti ochrany osobních údajů,
• právo podat stížnost u úřadu pro ochranu osobních údajů,
• právo kdykoli odvolat svůj souhlas,
• podle okolností skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, a příslušné logiky včetně jeho důsledků.

viz. úplný seznam informací:
( Nařízení GDPR, Oddíl 2, Informace a přístup k osobním údajům , Článek 13 , Informace poskytované v případě, že osobní údaje jsou získány od subjektu údajů )

Tyto informace mohou být poskytnuty písemně, ústně na vyžádání fyzické osoby, pokud je totožnost příslušné osoby prokázána jiným způsobem, nebo případně v elektronické formě. Organizace to musí učinit stručným, transparentním, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků a bezplatně. 

Pokud osobní údaje získáte od jiné společnosti nebo organizace, měli byste výše uvedené informace příslušnému subjektu poskytnout nejméně do jednoho měsíce po obdržení osobních údajů; nebo v případě, že vaše organizace s dotyčnou osobou komunikuje, když jsou osobní údaje použity k této komunikaci; nebo pokud je předpokládáno sdělení jiné společnosti, když jsou tyto osobní údaje poprvé sděleny. 

Organizace má také povinnost informovat příslušný subjekt o kategoriích osobních údajů a zdroji, ze kterého byl údaj získán; a to včetně případů, kdy byly údaje získány z veřejně dostupných zdrojů. Za konkrétních okolností uvedených v čl. 13 odst. 4 a čl. 14 odst. 5 GDPR může být organizace zproštěna povinnosti příslušný subjekt. Vždy se předem ujistěte, zda se výjimka týká i vaší organizace.