Jak na jubilea a vítání občánků

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení) nově s účinností od 1. července 2016 v § 36a výslovně stanovuje, že obec může ocenit významné životní události svých občanů. Nezbytné osobní údaje jubilantů může obec za tímto účelem získávat z evidence obyvatel, v souladu s § 4 odst. 2 a § 5 odst. 3 zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů. Podle těchto ustanovení je obec a obecní úřad uživatelem údajů o obyvatelích…; údaje, jichž je uživatelem, může obec a obecní úřad využívat, jen jsou-li nezbytné pro výkon jejich působnosti.

Nový § 36a zákona o obcích dále souvisí s § 149a tohoto zákona, podle něhož jsou orgány obce oprávněny využívat údaje z informačních systémů pro výkon působnosti podle zákona o obcích. Podle § 149a odst. 4 lze v konkrétním případě použít vždy jen takové údaje, které jsou nezbytné ke splnění daného úkolu. V případě adresného blahopřání jubilantům nebo pozvání na vítání občánků jsou těmito údaji jméno a příjmení, datum narození a adresa místa trvalého pobytu jubilantů, novorozenců a jejich zákonných zástupců. K tomu souhlas nepotřebujete.

Výše uvedenému účelu však již neodpovídá zveřejňování osobních údajů ve společenských rubrikách, v místním tisku nebo zejména na internetových stránkách, bez souhlasu dotčených osob nebo jejich zákonných zástupců. 

Pokud jde o možnost gratulace v místním periodiku bez souhlasu dotčených osob (či jejich zákonných zástupců), je přípustné, jestliže jsou ve společenských rubrikách, např. „Blahopřejeme jubilantům naší obce“ nebo „Vítáme nové občánky naší obce“ v určitém měsíci i bez souhlasu zveřejněna pouze jména a příjmení bez jakýchkoliv dalších údajů. Pokud se obec pouze pro tuto formu ocenění významné životní události rozhodne, mělo by jít v případě blahopřání seniorům o významná životní jubilea, nikoli o každoroční zveřejňování jmen a příjmení v měsíci narození bez souhlasu jejich nositelů. Ke zveřejňování dalších údajů, např. fotografie, věku, data narození, ulice, části obce apod., je vždy nutné, aby obec disponovala předem uděleným souhlasem subjektu údajů či zákonného zástupce. 

Při zveřejnění na webu obce, kde je umožněn dálkový přístup neomezenému okruhu uživatelů internetu, potřebuje obec poskytnutí souhlasu subjektu údajů předem vždy. Toto se vztahuje i na případ, kdy zveřejňujete vaše periodikum v elektronické podobě na webu a zpřístupňujete jej neomezenému okruhu uživatelů, stejně tak pokud to zveřejníte na regionálním televizním infokanále. I tady se totiž nejedná o omezený okruh vlastní obce a občanů, ale o region třeba pěti obcí, kde to uvidí v televizi všichni obyvatelé celého regionu. 

Na druhé straně by obec měla vždy respektovat vůli občana, který si jakoukoliv veřejnou gratulaci nepřeje, a tuto skutečnost obci sdělí. 

Co se týče návštěvy starosty a člena komise pro občanské záležitosti, je samozřejmě nutné si předem vyžádat souhlas s návštěvou. Pokud vás jubilanti pozvou nebo s návštěvou a předáním daru souhlasí, stačí ústní dohoda. Nemusíte si nechávat podepisovat písemné souhlasy. Zveřejnění jakýchkoli informací z takové návštěvy včetně fotografie ale podléhá souhlasu vždy, stejně tak uložení fotografie do alba obce, kroniky apod. Pokud předáváte fotografie z vítání občánků rodičům, tak jen jejich a s jejich dítětem, neměli byste předávat bez souhlasu hromadné fotografie z celé obřadní síně. 

Shrnutí závěrem: 
Bez souhlasu můžete poslat blahopřání k jubileu nebo pozvánku na vítání občánků. V místním periodiku zveřejnit pouze blahopřání se jménem a příjmením jubilantů bez dalších údajů. 
Se souhlasem pak vše ostatní. Zveřejnění dalších údajů, fotografií v periodiku nebo jakékoli zveřejnění na internetu, regionálním infokanále, sociálních sítích apod. 

Nezapomeňte také, že zákon taxativně vyjmenovává, jaké osobní údaje můžete pro tuto konkrétní činnost využít. Jakmile pomine účel zpracování (což je završení onoho aktu), jste povinni veškeré údaje odstranit. (Samozřejmě ne z Evidence obyvatel, ta slouží k jinému účelu). Pokud vám někdo poskytne na sebe telefon, tak smažete i ten, protože k naplnění účelu zpracování již došlo.