Zveřejňování zápisů z jednání zastupitelstva

Pozor na přehnanou "transparentnost" - při informování veřejnosti o činnosti obce musíte respektovat právo na soukromí osob.

Transparentnost je v poslední době moderním trendem. Spousta obcí se proto se rozhodla pro zveřejňování projednávaných záležitostí z jednání orgánů obce. Tímto vstřícným krokem umožňuje občanům jednoduchým způsobem získat informace o dění v obci.
Na straně druhé, jsou osobní údaje majetkem každého jednotlivce, který by měl mít možnost jimi disponovat a ani požadavky na transparentní výkon veřejné správy a samosprávy nemohou tedy opomíjet právo na soukromí dotčených osob.
Zveřejňování zápisů a usnesení z jednání orgánů obce na internetu, v tisku či jiných médiích, anebo při podávání informací dalším osobám na základě zákona o svobodném přístupu k informacím, zákon o obcích nezakazuje. Povinností obce je ale osobní údaje chránit, protože v těchto případech dochází ke zveřejňování informace neomezenému okruhu osob. Ochranu osobních údajů lze zajistit například jejich anonymizací nebo omezením rozsahu takto zpřístupňovaných osobních údajů ve zveřejňované verzi dokumentu.
O průběhu zasedání se pořizuje zápis, který musí být uložen na obecním úřadě k nahlédnutí. Žádný právní předpis však nestanovuje obci povinnost tento zápis nebo jiné materiály (podkladové materiály, důvodové zprávy, návrhy usnesení atp.), až na zákonné výjimky (například veřejnoprávní smlouvy o poskytnutí dotace, veřejný zájem na zveřejnění osobních údajů u výsledků výběrových řízení atp.), plošně zveřejňovat.
V některých případech se může dokonce jednat i o osobní údaje citlivého charakteru spadajících do zvláštní kategorie osobních údajů uvedených v čl. 9 obecného nařízení GDPR.
Takovým příkladem mohou být žádosti o přidělení sociálního bydlení, které často obsahují věk, rodinný a zdravotní stav, sociální postavení či poměry žadatele.

Smyslem uveřejňování však není informovat o osobách, kterých se projednávaná věc může týkat, ale poskytnout informace o činnosti a záměrech obce, tzn. o projednávané věci.  Paragraf 93 také nestanoví výslovně povinnost uveřejnit navržený program včetně osobních údajů osob, kterých se projednávaná věc týká, ale v souladu s platnou právní úpravou je správný postup takový, že je v programu zveřejněn buď popis věci bez informací o konkrétní osobě anebo se uvedou pouze iniciály jména a příjmení a obec, ve které má dotčená osoba bydliště. Vždy je třeba zajistit, aby ze zveřejněné informace nemohla být zřejmá identita fyzické osoby.

V případě, že se obec rozhodne dobrovolně zveřejňovat např. dokumenty, zápisů, usnesení ze zasedání zastupitelstva obce apod., je třeba osobní údaje vždy ve zveřejňovaných dokumentech anonymizovat. Pro účely nahlížení do zápisů ze zasedání zastupitelstva není třeba anonymizaci provádět, stejně tak ani pro účely online streamování (online sledování či poslech) jednání anebo při pořizování audiozáznamu (pokud není určen k následnému zveřejnění, při kterém je již zapotřebí osobní údaje chránit – tedy anonymizovat.), protože jednání zastupitelstva jsou zásadně veřejná. To však neplatí u schůzí rady obce, která jsou neveřejná, a platí zde opačný přístup. Výjimku tvoří pouze postup v rámci svobodného přístupu k informacím.

Informování o záměru disponovat majetkem obce
Nakládání obce s nemovitým majetkem je další ze situací, kdy dochází ke zpracování osobních údajů. Ustanovení § 39 odst. 1 zákona o obcích ukládá obci povinnost zveřejnit záměr obce disponovat nemovitým majetkem nejméně 15 dnů před rozhodnutím příslušného orgánu obce. Rovněž i tuto informaci je nutno vyvěsit na úřední desce obecního úřadu a na webových stránkách obce. Pokud je již ve fázi záměru zřejmé, komu by měla být předmětná nemovitost prodána či pronajata, je třeba postupovat stejně, jako při zveřejnění návrhu programu jednání zastupitelstva (osobní údaje anonymizovat).  Zveřejnit osobní údaje v těchto případch lze pouze se souhlasem dotčených osob (subjektů údajů). Udělení souhlasu se zveřejněním osobních údajů však není povinností subjektu údajů a nesmí být ani  podmínkou pro uplatnění a vyřízení jeho podnětu či žádosti apod.