Úprava dokumentů vyvěšovaných na úřední desce

Může obec při vyvěšování písemností jiných orgánů veřejné moci na úřední desku a elektronickou úřední desku tyto upravovat například z důvodu ochrany osobních údajů? 

Podle § 26 správního řádu je každý správní orgán povinen zřídit úřední desku, která musí být nepřetržitě veřejně přístupná a její obsah musí být zveřejněn způsobem umožňujícím dálkový přístup. 

Vyjma uvedených povinností již právní úprava pro orgány veřejné moci žádné další povinnosti pro správu a provoz úřední desky nestanoví. Rámcově se úřední deskou zabývá též zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, který v § 65 odst. 3 ukládá orgánům veřejné moci povinnost vyvěsit stejnopis písemnosti a označit jej datem vyvěšení a svěšení. Otázky evidence a archivace vyvěšených písemností, archivace údajů o datech vyvěšení a svěšení písemností uveřejněných na elektronické úřední desce a další nejsou žádným právním předpisem blíže upraveny. 

Ačkoliv správu a provoz úřední desky žádný právní předpis neoznačuje za výkon přenesené působnosti obce, lze dovodit z dikce § 26 odst. 4 správního řádu, respektive § 65 odst. 1 zákona o obcích (v případě, kdy obec není schopna zajistit zveřejnění obsahu své úřední desky způsobem umožňujícím dálkový přístup, rozhodne krajský úřad, že tuto povinnost bude vykonávat jiný věcně příslušný orgán), že úřední deska, její zřízení, správa a provoz je podřaditelná pod výkon přenesené působnosti, neboť krajský úřad může rozhodnout pouze o převodu výkonu přenesené působnosti. 

Na úřední desce obce se obvykle vyvěšují písemnosti orgánů obce vydané jak v samostatné, tak přenesené působnosti. Zvláštní právní předpisy však mohou stanovit povinnost obce vyvěsit na úřední desce dokumenty vydané jinými orgány veřejné moci. 

Obsahují-li dokumenty jiných orgánů veřejné moci osobní údaje ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů (dále jen zákon č. 101/2000 Sb.), je orgán veřejné moci, který je uvedl v dokumentu, povinen sám učinit úkony směřující ke splnění podmínek stanovených jednak v právním předpise, podle kterého písemnost vydává, jednak v zákoně č. 101/2000 Sb. 

Obec v případě, kdy je povinna na základě zvláštního právního předpisu vyvěsit na úřední desce písemnost jiného orgánu veřejné moci, plní pouze svou povinnost danou ze zvláštního právního předpisu (tzn. vyvěsit písemnost na úřední desce, vyznačit datum vyvěšení a svěšení a takto označenou písemnost vrátit zpět žadateli). I pokud by na písemnosti byly v rozporu se zákonem č. 101/2000 Sb. uvedeny osobní nebo citlivé údaje, není obec oprávněna zasahovat do obsahu takového dokumentu. Toto oprávnění náleží původci dokumentu, kdy jej vydal v rámci své pravomoci a působnosti. Byť je obec v případě vyvěšování písemností od jiných orgánů veřejné moci, které obsahují osobní údaje, zpracovatelem osobních údajů, platí pro ni výjimka stanovená v § 5 odst. 2 písm. d) zákona č. 101/2000 Sb. Podle ní může bez souhlasu subjektu jeho údaje zpracovávat, jde-li o oprávněně zveřejněné osobní údaje v souladu se zvláštním právním předpisem. 

Shrnutí:
Pokud obec vyvěšuje písemnosti jiných orgánů veřejné moci, nemá oprávnění takový dokument jakkoliv upravovat, z žádného právního předpisu nevyplývá pro obec oprávnění podobného druhu. 
Plnění povinností vyplývajících ze zákona č. 101/2000 Sb. doléhá na původce písemnosti a nikoliv na obec, která jen plní požadavek daný zvláštním právním předpisem. Jestliže taková situace nastane, je vhodné upozornit dožadující orgán, aby provedl na dokumentu příslušné změny.