Zásadní informace k archivu elektronické úřední desky z hlediska GDPR.

Archiv úřední desky není určen veřejnosti, proto by neměl být na webu obce veřejně dostupný.

Tento archiv slouží úřadům převážně k případnému dohledání (jako důkazní prostředek), že byl dotyčný dokument řádně zveřejněn. Archiv elektronické ÚD by měl být přístupný pouze z administračního rozhraní webu, případně může být i z veřejné části, ale pouze oprávněným osobám (zaměstnancům úřadu) po přihlášení heslem. Když ze zákona zveřejňujete nějaké písemnosti, dokumenty i s osobními údaji, tak mají být tyto informace zveřejněny po zákonem stanovenou dobu. Po nastavené expiraci by tyto dokumenty měly z veřejné části webu zmizet a měly by být přesunuty do archivu elektronické ÚD, který není veřejně přístupný, stejně jako klasická listinná ÚD. Spousta obcí ale zbytečně vláčí archiv ÚD na webu třeba patnáct a více let a ještě k tomu veřejně přístupný (k tomu již ale oporu v zákoně nemáte). Osobně doporučuji nastavit interním předpisem dobu archivace el. úřední desky na tři roky. To je dostačující doba k dohledání případného zveřejnění dokumentů. Jinak vám tyto archivy ještě navíc na webu zbytečně zabírají místo, zejména pak ty velké soubory příloh. Úřední deska - archiv dokumentů Každý správní orgán je ze zákona povinen zřídit úřední desku, která musí být nepřetržitě přístupná veřejnosti, na které se zveřejňují důležité informace a písemnosti týkající se činnosti daného správního orgánu. Obsah úřední desky se zveřejňuje i způsobem umožňujícím dálkový přístup, tj. zpravidla na internetu na tzv. elektronické úřední desce. Úřední deska Úřadu je provozována zejména v souladu s ustanovením § 25 a 26 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád.
  
§ 25 správního řádu: Doručování veřejnou vyhláškou
(1) Osobám neznámého pobytu nebo sídla a osobám, jimž se prokazatelně nedaří doručovat, jakož i osobám, které nejsou známy, a v dalších případech, které stanoví zákon, se doručuje veřejnou vyhláškou. (2) Doručení veřejnou vyhláškou se provede tak, že se písemnost, popřípadě oznámení o možnosti převzít písemnost, vyvěsí na úřední desce správního orgánu, který písemnost doručuje; na písemnosti se vyznačí den vyvěšení. Písemnost nebo oznámení se zveřejní též způsobem umožňujícím dálkový přístup. Patnáctým dnem po vyvěšení se písemnost považuje za doručenou, byla-li v této lhůtě splněna i povinnost podle věty druhé. (3) Jde-li o řízení, ve kterém se veřejnou vyhláškou doručuje ve správních obvodech několika obcí, správní orgán, který písemnost doručuje, ji nejpozději v den vyvěšení zašle též příslušným obecním úřadům, které jsou povinny písemnost bezodkladně vyvěsit na svých úředních deskách na dobu nejméně 15 dnů. Dnem vyvěšení je den vyvěšení na úřední desce správního orgánu, který písemnost doručuje. Jinak platí ustanovení odstavce 2 obdobně. (4) Týká-li se veřejná vyhláška záležitosti práv příslušníků národnostních menšin a je-li ve správním obvodu správního orgánu zřízen výbor pro národnostní menšiny nebo jiný orgán pro záležitosti národnostních menšin, veřejnou vyhlášku správní orgán uveřejní též v jazyce příslušné národnostní menšiny. (5) Fyzické osoby, které vykonávají působnost v oblasti veřejné správy, doručují veřejnou vyhláškou prostřednictvím úřední desky obecního úřadu v místě výkonu jejich působnosti.§ 26 odst. 1 správního řádu: Každý správní orgán zřizuje úřední desku, která musí být nepřetržitě veřejně přístupná. Pro orgány územního samosprávného celku se zřizuje jedna úřední deska. Její obsah se zveřejňuje i způsobem umožňujícím dálkový přístup.

Úřady musí být schopné zpětně doložit, že určitou informaci či písemnost zpřístupnily na elektronické úřední desce (rozhodnutí nejvyššího správního soudu). Ve správních řízeních s větším počtem účastníků se prostřednictvím úřední desky (tzv. veřejnou vyhláškou) doručují i písemnosti účastníkům takového řízení, a to včetně správních rozhodnutí. Patnáctým dnem po vyvěšení na úřední desce se písemnosti považují za doručené a tím počínají běžet lhůty vázané na doručení (např. lhůta pro odvolání). Zveřejnění informace či písemnosti na úřední desce tak má pro účastníky takových správních řízení zásadní význam a každý by měl pravidelně kontrolovat obsah úředních desek ohledně řízení, které se ho mohou bezprostředně dotknout (zejména pak úředních desek obecních a stavebních úřadů ve svém okolí). Problémy ovšem nastávaly v případech, kdy vznikl spor ohledně řádného zveřejnění na elektronické úřední desce, jelikož správní orgány zveřejněné písemnosti po uplynutí zákonné lhůty zpravidla smazaly a zvláštní evidenci nevedly. Nejvyšší správní soud ve svém rozhodnutí (sp. zn. 2 As 47/2016) dovodil, že při zveřejňování informací či písemností na elektronické úřední desce je povinností správních orgánů evidovat toto zveřejnění na úřední desce náležitým způsobem tak, aby správní orgány byly vždy schopné zpětně doložit, že určitá informace či písemnost byla zveřejněna na elektronické úřední desce v souladu se zákonem. Pokud tedy účastnící řízení mají pochybnosti o řádném zveřejnění písemnosti na elektronické úřední desce, mohou se na správním orgánu domáhat prokázání takové skutečnosti. Uvedené rozhodnutí soudu tak významně posiluje práva účastníků správních řízení, ve kterých má být doručováno prostřednictvím veřejné vyhlášky na úřední desce. Osobně bych řešil archiv ÚD na časově omezenou dobu (max. 3 roky) pouze jako případný důkazní prostředek. Když jsem v roce 2017 připravoval pro Hrušovany nový web, narazil jsem na el. ÚD na archivní písemnosti z roku 2000. Starostovi jsem tuto skutečnost oznámil a navrhnul, aby byl elektronický archiv omezen na dva, max. tři roky. Delší doba dle mého názoru není z hlediska průkaznosti potřeba. Žádný zákon totiž neukládá, jak dlouho máte záznamy el. ÚD archivovat. Rozhodně by ale tento archiv neměl být veřejně přístupný. Vypnutí jeho zobrazení ve veřejné části je většinou otázka několika kliknutí v administračním rozhraní.